Il nuovo modulo di archiviazione documentale di Eurosystem offre la possibilità di archiviare in modo semplice e rapido la documentazione di spedizioni e viaggi (bolle, lettere di vettura, DDT, CMR, …) e ogni altro documento di interesse per la gestione del rapporto con clienti e fornitori.

Puoi visualizzare i documenti associati alle spedizioni direttamente dal gestionale, o inviarli via email. Attraverso il servizio di tracking on line, è possibile pubblicare i documenti sul sito di tracking e dare la possibilità ai propri clienti di scaricarli e consultarli.

Alcuni scenari di utilizzo della gestione documentale:

Archiviazione bolle in originale
L’archiviazione delle bolle in originale è una procedura automatizzata che consente di ottenere la digitalizzazione dei documenti e la loro classificazione in un database.
Ciò consente di ricercare dal gestionale i documenti digitalizzati e di visualizzarli senza uscire dal programma.
Inoltre, attraverso il servizio di tracking è possibile rendere disponibili i documenti ai propri clienti.

Gestione integrata nell’operativo
Nella gestione operativa c’è uno scambio di comunicazionicontinuo con clienti e vettori. Si pensi ad esempio alla gestione delle giacenze nel collettame: al cliente viene comunicata la non consegna, questi risponde con le istruzioni, che vanno poi girate al corrispondente. Spesso questo flusso di informazioni rimanenascosto nella cassetta postale di un particolare utente operativo, mentre i suoi colleghi non ne sono a conoscenza.
Integrando la gestione documentale con gli automatismi nell’invio delle comunicazioni garantiti da Ermes, è invece possibile abbinare in automatico alla spedizione tutte le comunicazioni inviate via mail o fax e in manuale tutte le risposte ottenute da clienti e corrispondenti.
In questo modo tutta la “storia” della spedizione è consultabile da ogni utente operativo e, se occorre, anche da chi si occupa della fatturazione.

Ciclo passivo
Nel ciclo passivo l’archiviazione può essere utilizzata per semplificare le procedure di gestione dello scadenziario passivo.
Le fatture passive vengono digitalizzate e abbinate in automatico alle registrazioni contabili. In questo modo chi deve vistare le fatture può visualizzarle direttamente dal gestionale, senza necessità di fotocopie e decidere sulla correttezza e pagabilità. L’integrazione con la gestione dei visti, consente di comunicare in modo automatico ai responsabili l’elenco delle fatture da vistare, e le scadenze prossime che richiedono immediata verifica.

 


Presentazione generale Presentazione generale [37 kb]


Presentazione generale L’archiviazione delle bolle [54 kb]


Presentazione generale L’archiviazione nella gestione operativa [74 kb]


Presentazione generale Ermes: inviare fax ed email direttamente dal gestionale [480 kb]